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marche_de_noel_2016

organisation du marché de noel

https://docs.google.com/spreadsheets/d/15GbVgVYZRr_8wk2vG6PnjsIiE3dE_yLeMT1bRPBF7Gk/edit?usp=sharing

10/11/16 A l'ordre du jour :

  • Re discuter des dates : est-ce qu'on reste sur 2 weekend ?
  • déterminer le nombre de participants / l'espace attribué à chaque exposants / 
  • lancer un appel à participation pour les artistes et artisans extérieurs
  • pour la sélection : composition et date du jury ?
  • faire payer ou pas l'emplacement aux extérieurs ? Si oui, quel prix / sinon quelle contrepartie (bénévolat)
  • répartition des tâches (com, logistique, programmation, etc) et échéancier /
  • planningdiscuter scénographie pour que Chloé travaille dessus (et animation, démo, jeux, programmation si on a le temps)

Proposition Maylis Se différencier en proposant un moment qualitatif en terme d’exposants et d’animation – un bon moment pour les gens

Mission de Chloé : travailler sur l ‘homogénéité 2 propositions : - Travailler sur une scénographie générale qui donne une identité « Cofabrik » à nos évènements (lumière, ambiance, matériaux…) pour un ou les 2 espaces cwk bois et arts graph. Des éléments qu’on peut stocker dans la cave et réutiliser lors de nos évènements futurs. En lien avec la charte déco. Premières propositions pour la semaine prochaine : à caler avec Cédric et Agnès. - Travailler sur l’idée du mobilier d’exposition (stands, etc) en parallèle. Même si on ne fixe pas la priorité là-dessus, cela permettra de s’imaginer la totalité.

BUDGET : 500€ ? (du budget travaux ou du budget com ?) : Seve voit avec Céline ce qu’il est possible de dégager FIXME

Proposition Agnès : Inviter des spectacles, des concerts en acoustiques, des ateliers. Proposer convention avec partage des recettes bar ou entrée libre. - Idée fb : animation musicale originale - bénévole (genre reggae) : Laurie - Minuscule Mécanique, le Voyage d’Hiver / Contes / Concert acoustique : Agnès - Danse africaine : Maylis - Coin enfant / piscine à boule : surveillance en tournant - Ateliers enfants : Agnès, Seve, qui d’autre FIXME - Partage des recettes bar : chercher solution Pas de prix libre à l’entrée pour cet évènement

ORGANISATION :

BAR et RESTO

  • Marie MO : perco
  • Faire un max de gâteaux : FIXME
  • Feuille de route (tenue bar et qui fait quoi ?) : Agnès
  • Vin chaud : Sabine
  • Soft chauds : Séverine
  • Bar : les brasseurs semblent ok

- TABLES et EMPLACEMENTS

  • Le marché se déroulera dans les 2 cwkdu fond / pas dans les ateliers perso
  • Fay demande les tables à la mairie, sinon solution de repli : Marie Mo : 10 tables pliantes de braderies de 1m70*45
  • Nb d’emplacements extérieurs : à voir selon le nb de linéaires réservés à la Cofabrik
  • Total dispo : 16,5 tables de 2 m dans le cwk bois et 12 tables, soit 28 exposants sur tables de 2 m
  • Ouverture des ateliers de Cédric, Marie Mo et Mélinda : ok au choix de chacun
  • Plans des espaces max disponibles pour les stands: voir encart bleu dans l'onglet participants extérieurs https://docs.google.com/spreadsheets/d/15GbVgVYZRr_8wk2vG6PnjsIiE3dE_yLeMT1bRPBF7Gk/edit?usp=sharing
  1. We du 10/11: besoin de 20 stands de 2m et 8 stands de 1m
  2. We du 17/18: besoin de 18 stands de 2m et 12 stands de 1m
  3. Sur ces plans: espaces de 60 cm entre mur et stands et 50 cm entre 4 stands de 2m.
  4. Contraintes: pas d'espace pour les musiciens,peu d'espace pour la scéno centrale ou murale, réduction de passage à 140 cm dans l'allée. Risque d' engorgement côté bar, issues de secours condamnées. Mais tout le monde rentre

COM :

  • Sabine : visuel la semaine pro
  • Cyprienne : contact Sortir, Mother in Lille, Lille la Nuit, etc
  • Evenement fb et animation : Sabine ou Cyprienne FIXME

HORAIRES : 14h 19h samedi et dimanche (installation des exposants à partir de ???) PROGRAMME PRECIS A DEFINIR

Est-ce qu'on reste sur 2 weekend ? Oui

Est-ce qu’on ferme les coworking ces jours là ? Oui

Appel à candidature pour les extérieurs : Sabine sur fb Prix pour les extérieurs – 25€ et 50€ Dead line pour les candidatures : le 20 novembre Réponse le 24 novembre

Voici le lien vers les réponses :

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1wal1Wk2iyUU8uXOVWiO_ngKmMqczNoFkEgoAx10XeJw/edit?usp=sharing

JURY : Critères : qualité, diversité, (les invités sont différents les 2 weekend et diversité des pratiques : faire au mieux) Cédric, Marie mo, Maylis, Mélinda, Agnès

Centralisation des dossiers sur Drive et les « jury » envoie les votes par mail à Agnès Mail pour les votes attendu le 21

Réunion marché de Noël – 21/11/16

ODJ 1.Dans la salle de formation : des animations ? des spectacles ? des concerts ? Un espace enfants ?(Si des spectacles : Acter définitivement, pour rédaction d’un modèle de convention à faire signer aux artistes et asso qui viennent se produire lors de nos évènements : Est-ce qu’on propose un partage de recette et combien ? Ou un prix libre à l’entrée avec affichage claire « pour les artistes ») 2. Organisation 3. Communication 4. Etude des propositions de Chloé pour la scéno

1. Les animations :

  • Concert reggae : ok : Laurie leur répond (à voir pour une formule en accoustique dans l’espace d’expo, en déambulation ? )
  • - Coin cosy dans la salle de formation : lancer un appel à mobilisation / stock book emmaus / jouets / déco de noël / tableau craie adhésif / crayons de couleur, papiers, etc
  • - Ateliers : qui fait quoi ? pour quel âge ? Lecture Cyprienne / atelier boule de noël (appel à récup / achat boule de noël)
  • - Tombola ou Quizz : question rbt des cadeaux par la cofabrik ? idée Lana : mettre dans l’urne le numéro de l’objet que tu veux gagner = vote / faire payer le ticket de tombola et l’argent gagné va à l’artisan qui donne l’objet. Qui organise ? : mettre votre nom dans la to do list
  • - Lecture des livres Obriart : Fay

2 . Organisation générale

Réponse pour les tables : demain 22/11 Table en priorité aux extérieurs : Agnès fait passer l’info aux Cofabricants si possible d’avoir table ou si besoin de se débrouiller

Proposition : Remettre en cause l’ouverture  des ateliers de Cédric, Marie Mo et Mélinda du fait du peu d’inscrits extérieurs ⇒ pour remplir au max les espaces communs Si les cofabricants veulent inviter des amis à leur stand, une contrepartie bénévole peut-elle être imanginée ? (exemple : animer un atelier sur chaque weekend / venir avec des gâteaux fait maison / tenir le bar / etc) — OK validé —-

SVP répondez moi sur la taille de votre stand

Remarque suite à l’inauguration : Besoin que le relai au bar soit plus régulier

3 . Communication

Info de Cyprienne : « J'ai envoyé le communiqué de presse, à pas mal de presse payantes et gratuites et blog. Je ne sais pas s'ils vont le programmer. Pour loisira mag, en fait c'est moi qu'il ait mis l'info. à garder en tête pour d'autres événements on peut ajouter ce que l'on veut. la rédaction valide l'info ensuite.

Je pensais (après acceptation de tous) de faire comme pour l'inauguration des genres de portraits mais des oeuvres et disciplines de ce que l'on trouvera à chaque week end + focus 'artistes invités'. »  Donner des photo à Cyprienne de ce qu’on va vendre, dès demain svp !!!!

Remarque : SVP partagez les info sur fb, invitez vos contacts, et par mail avec vos contacts

4 . Scéno et déco

BUDGET SCENO : On anticipe sur la tréso rentrée grâce aux extérieurs: 1000 €

nb : nous n’avions pas précisé sur le document de candidature, si c’est 50€ pour 1 weekend ou pour les 2 – qu’est-ce qu’on fait ?

Budget lumières : budget luminaire = 600€ HA spot / HA rallonges Trouver des spots de théâtre ou de concerts pour faire un éclairage pour ambiance Appel à prêt de matériel : rallonges et multiprises Achats rallonges et multiprise de qualité obligatoire / gaffeur pour fixer fils au sol

Propositions Chloé

  • Stands modulables
  • Lampes
  • Sellettes modulables (bancs, etc)

Après réponse sur le budget : Cédric et Chloé s’occupent d’organiser le worshop construction

Question de l’accrochage aux murs :

  • Soit on dit aux extérieurs d’apporter leur matériel, qu’il n’y a pas de murs
  • Soit :
  • Idée grilles : achat grillage du genre parking cofabrik et fixation sur planche OSB
  • Idée tasseaux : suspendus au plafond auquel on peut accrocher des choses

NB : Besoin d’acheter des planches OSB pour qui ? (affichage au mur difficile)

Achat des planches d’OSB pour le projet de stands et prêts aux extérieurs pour cette édition ? Non

Fay demande pour des grilles à la mairie demain (22/11) + dimension des grilles

Donc on attend la réponse de Fay sinon on trouve une solution

Question de l’unité des stands :

Règle : Une nappe avec couleur unie pour chacun

HA tissus pour nous , à voir si ça passe dans le budget

Réponse aux extérieurs : C'est le jury qui s'en occupe

  • - Validation définitive à réception de votre règlement : besoin du RIB de la Cofabrik
  • - Envoyer 1 à 3 fichiers .jpeg pour notre com fb en retour de ce mail svp
  • - Afin d’assurer l’unité des stands, nous demandons aux exposants d’amener une nappe avec couleur unie pour chacun
  • - La question des présentations murales ????
marche_de_noel_2016.txt · Dernière modification: 2016/11/27 19:47 par mel