Document de synthèse des réunions / décisions du groupe de travail. Pour les discussions, rejoignez le slack ; canal #salle-formation !

Référent : Sabine Personnes concernées : Tous Participants :https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cf105H8jeDTLq6j9x17wifp5cDLOYbdH-9b7ODnPSDU/edit#gid=0

CR de réunions et Archives : CR Salle de Formation et archives

Calendrier google “Salle Polyvalente” pour gérer les réservations en interne. Chacun peut ajouter son créneaux.

• Qui gère les réservations des extérieurs ? (référent salle de formation tournant ?)
• engagement des extérieurs avec acompte conservé si annulation de dernière minute
• Paiement - contrat - CGV aux extérieurs pour les reservations longues et/ou récurrentes
• Version light pour les réunions courtes
• Règles d'usage, nettoyage, rangement

• (5-10mn) BREF récap des objectifs de la salle : faire des formations en artisanat d'art ? initier des futurs coworker ? faire des réunions bureaux en interne ? à l'externe ? des expo ?
  • Quelle capacité de temps avons nous pour gérer cela en plus du reste (coworking/activité/organisation de la cofabrik) ?
• (15mn) discussion du plan en PJ / budget - validation j'espère ????
  • pinaillage sur les tailles de découpe si piétement ikéa de 140x60cm ou piétement en OSB avec hauteur fixée à 85-90cm »> et prévoir l'achat d'établis top qualitat à N+1 ?
  • rétro projecteur ou TV ? on achète ou on attends ?
  • ELEC : prévoir des prises à proximité des établis
• (15mn) Planning + répartition des tâches pour le 5 mars 2017
  • faire les commandes/achats / négocier des réductions
  • monter les trucs / prévoir les découpes / ponçage / vernis ? / finitions / coller les rallonges sur les tables ou laisser à dispo ?
• (20mn) réservations / organisation
  • interne : agenda google, chacun réserve sa place en fonction des dispo ? payer par virement ou chèque à la cofabrik
  • tarifs à voir revoir ou re re voir ? on a déjà validé en ag, je suis d'avis de partir là dessus. AVIS PERSO : c'est TROP cher (en interne)
  • extérieurs : recueillir les demandes (mail) les traiter / répondre / enregistrer, faire les contrats, faire entrer les gens à l'horaire souhaité, les faire sortir , encaisser, faire les factures, etc
  • répartition des tâches : il ne peut avoir qu'un seul référent car il y a trop de boulot… qui ? comment ? les horaires / cours du soir ou réunion matinale ? la procédure peut être simplifiée pour que les externes soient autonomes ?
• Pour rappel il n'est pas prévu de faire le couplage avec le statut d'accueillant coworking, et si c'était le cas il reste beaucoup de période où il n'y a pas d’accueillant et vu l'engouement général sur les temps de travail bénévoles, ça ne sera pas simple

• De l'avis général, la priorité est donné sur l'aspect formation des métiers d'art, la salle de réunion etc seront ce qu'ils seront en fonction du budget que nous avons.
• Objectif salle finalisée au 5 mars pour les JEMA * validation du plan pour 15 places / 1 prof + 8-10 place pour les “ateliers” * piétement ikea en blanc - 140x60cm x 6 * et panneaux finaux à découper en 4 > 190×75 + 2 chutes de 150×75 * des rallonges toujours à dispo sur place dans la salle de formation * utilisation des chutes de panneau pour faire une desserte ou checker le boncoin * trouver bouilloire / cafetière autour de 50€ * vidéo projecteur type jour 230€ * chaises de bonnes qualité type atelier avec dossier et haute (50-80cm) x 15 * Validation du budget > dépassement de 800€ par rapport à ce qu'on a * »> voir si Marie peut avoir une réduc sur les chaises * si loomio validé on achète pour 600€ de chaise (idéal 6-8) et le reste quand on pourra dans le budget * si loomio pas validé on attendra pour les chaises et le rétro proj * pour les réunions les chaises récupérées d'antoine suffiront * Achat planning à voir en fonction de la validation ou non du loomio * Sabine voit pour commander sur ikea et payer en ligne sans avoir à avancer ou sinon chèque * marie mo + sabine pour chercher chez ikea * olivier > découpe * Mélinda > ponçage * Sabine + Marième bouche pore + vernis + séance de mécano/ikea * Organisation * On reste sur les tarifs validé en AG en décembre/janvier à l'interne comme à l'externe * Proposition de récupérer l'argent des résas de la salle polyvalente pour réinvestir dans la salle jusqu'à son aménagement total * Proposition de récupérer l'argent des résas des coworkings * En interne chacun réserve directement par l'agenda google et paye à la cofabrik ce qui sera dû * A l'externe, mélinda, référente des résas de la salle, récupère les demandes de résa * si elle peut traiter le fait et inscrit dans l'agenda avec une couleur contrastante * sinon elle dispatch aux autres artisans pour trouver une personne dispo aux horaires pour traiter la demande * Procédure * faire signer le contrat * demander 30% d’acompte non remboursable si annulation 15 avant la date * donner les clés * fermer à la fin de la formation/réunion * Reste à voir : * horaires à restreindre ? si très tôt ou très tard ? pas de bruit après 19h * Sabine doit faire une fiche procédure pour les réservations à l'interne et la mettre sur drive + wiki * sabine va faire un formulaire sur le site internet avec plusieurs @ mails pour rediriger les demandes en fonction de l'objet * prochaine réunion à voir plus en détail sur le contrat d'agnès, règles plus détaillées, etc